Что такое бюджетирование, и какую пользу оно приносит бизнесу

Что общего у семейной пиццерии и литейного завода? Обе компании составляют бюджет. Независимо от масштаба, любому бизнесу важно понимать, как распределить финансы, чтобы отделам хватило денег, сколько выделить на важные процессы — производство и логистику, а какие затраты можно безболезненно сократить.

Мы спросили у Никиты Лашина, старшего партнера проекта «Планум», как устроено бюджетирование и почему бизнесу важно составлять бюджеты, теперь делимся с вами.

Содержание

Что такое бюджетирование

Чем бюджет отличается от финансового планирования

Каким бывает бюджетирование

Операционное бюджетирование — это база

Зачем планировать стратегию

Как связаны стратегический и операционный бюджеты

«Снизу вверх» или «сверху вниз»

Почему грамотный бюджет — это выгодно

Главное о бюджетировании

Что такое бюджетирование

Бюджетированием называют составление, исполнение и контроль общего бюджета предприятия и бюджетов отдельных подразделений. 

Это регулярный бизнес-процесс, который начинается в конце текущего финансового года и продолжается до начала следующего. Компания оценивает потребности в денежных ресурсах, ожидаемые поступления и планирует затраты.

Бюджет компании — это прогноз доходов и расходов на предстоящий финансовый период.

Бюджетирование — это сложно, особенно в нынешних условиях рынка, поэтому многие компании выбирают не тратить на это время. Попробуем изменить это мнение. Грамотный бюджет — это гибкий инструмент, который помогает быстро адаптировать бизнес к внезапным изменениям: перебоям с поставками, смене контрагентов, новым условиям зарубежных переводов и другим факторам. Как это работает, расскажем в следующих разделах. 

Чем бюджет отличается от финансового планирования 

Бюджетирование и финансовое планирование тесно связаны. Разберем на примере, в чем разница между процессами.

Представим, что руководство компании «Пирожок» ставит финансовую цель: заработать за год 100 миллионов рублей чистой прибыли. Это планирование — есть финансовый показатель, который нужно достичь за определенное время. 

Далее экономисты определяют центры финансовой ответственности — отделы или департаменты, которые отвечают за свои доходы и расходы. Затем рассчитывают, сколько каждый отдел должен потратить и заработать, чтобы в итоге компания получила запланированную прибыль. Это и есть бюджетирование.

Подытожим: финансовое планирование ставит цели — формирует ключевые показатели, а бюджетирование находит оптимальный путь — что нужно сделать для их достижения.

Каким бывает бюджетирование 

Бюджетирование, как и любое планирование, может быть долгосрочным и краткосрочным. В зависимости от этого выделяют два вида:

• Стратегическое бюджетирование — постановка бюджетных целей на несколько лет вперед. Определяет показатели, на которые компания будет ориентироваться в долгосрочной перспективе. Например, ежегодный объем выручки с динамикой по годам.
• Операционное бюджетирование — составление детальных годовых бюджетов для каждого центра финансовой ответственности. 

На практике стратегическим бюджетированием занимаются далеко не все. Малый бизнес и молодые компании часто обходятся только операционным. Разберемся, почему так происходит. 

Операционное бюджетирование — это база 

Контроль денежных потоков нужен любому бизнесу, поэтому все компании без исключения проводят операционное бюджетирование. Обычный Excel-файл, где расписаны затраты на аренду офиса, рекламу, зарплату сотрудников — это уже операционный бюджет. Как только появляется стартап, возникает такая таблица. Она помогает планировать расходы, вовремя рассчитываться с поставщиками, избегать кассовых разрывов. 

Даже если бюджет небольшой, компаниям нужно регулярно сверять план-факт. Для этого таблицу составляют в двух вариантах: в первом фиксируют фактические доходы и расходы, а во второй заносят плановые бюджетные показатели. Периодически обе таблицы сравнивают и, если нужно, корректируют распределение денег. 

Зачем планировать стратегию

Бизнес масштабируется — и решать текущие задачи становится недостаточно. Тогда компании задумываются о долгосрочном развитии. 

Вернемся к нашей компании «Пирожок». Допустим, первые несколько лет она  продавала продукцию других брендов. Со временем владельцы решили открыть свое производство. Прибыль от него появится нескоро, а затраты будут уже сейчас. Упаковать такой проект в годовой бюджет не получится, поэтому нужна стратегия на несколько лет вперед. 

Таким образом, стратегический бюджет разрабатывают более крупные компании, которые утвердили положение на рынке и теперь заняты долгосрочными целями.

Как связаны стратегический и операционный бюджеты 

Идеальная картина выглядит так: на основе общей стратегии финансисты проводят операционное бюджетирование и далее последовательно исполняют ежегодные планы. В реальности бюджеты часто меняются под влиянием внешних факторов или событий внутри компании, и в таких случаях если меняется стратегия, корректируется операционный бюджет.

Снова обратимся к «Пирожку». Финансовый отдел составил стратегический бюджет на три года с учетом запуска производства. Но на рынке произошли изменения: из-за проблем с поставками сырья цена на упаковку для сырников выросла в 1,5 раза. Компания решает заказывать готовые коробки на заводе в Китае. Чтобы адаптировать бизнес к смене поставщика и накладным затратам, финансисты пересмотрят не только стратегический, но и операционные бюджеты — ежегодные доходы и расходы тоже поменяются.

«Снизу вверх» или «сверху вниз» 

Разобрались с видами бюджетов, теперь изучим методологию. Существует два способа бюджетирования: «сверху вниз» и «снизу вверх». Компания сама решает, какой вариант больше подходит бизнесу, а мы рассмотрим плюсы и минусы каждого

«Сверху вниз» 

Руководство определяет и «спускает» целевые показатели департаментам, и бюджет каждого подразделения формируется в установленных рамках.

Плюсы: 

• развивает бизнес: топ-менеджеры могут подчинить все денежные потоки одной цели — повышению прибыли;
• экономит время: нет долгих согласований — департаменты сразу получают готовые бюджеты.

Минусы:

• может быть нереалистичным: целевые показатели не всегда соответствуют возможностям отделов;
• есть риск перерасхода: если финдепартамент по какой-то причине не учтет расходы, компании придется часто корректировать бюджет и использовать резервы.

«Снизу вверх» 

Бюджетирование строится на основе потребностей подразделений компании. Руководители сообщают, сколько нужно денег для работы их отделов, и в результате складывается общий бюджет. 

Плюсы:

• выполнимые планы: целевые показатели оказываются более точными, если в их составлении участвуют разные департаменты;
• лояльная команда: когда сотрудники могут влиять на свою работу — получить больше персонала, закупить качественное оборудование, это мотивирует выполнять KPI.

Минусы:

• занимает много времени: руководству не всегда понятно, почему отделу нужно именно столько денег, из-за чего приходится проводить многочисленные согласования;
• необоснованные цифры: отделы могут завышать бюджет, закладывая излишние суммы «на всякий случай»: на новых сотрудников, модернизацию, обучение и т.д. либо специально занижать планы по продажам в ожидании бонусов за высокие результаты.

Почему грамотный бюджет — это выгодно 

Мы выяснили, что бюджетирование позволяет компаниям контролировать денежные потоки и управлять доходами и расходами. Какую практическую выгоду приносит грамотно составленный бюджет: 

Предупреждает кассовые разрывы. Операционное бюджетирование гармонизирует оплаты от контрагентов и расчеты с поставщиками, чтобы на счетах всегда хватало оборотных средств. Также бюджет помогает понять, когда нужно открыть дополнительную кредитную линию, чтобы вовремя заплатить партнерам.

Исключает перерасходы. Многим знакома ситуация, когда в середине года выясняется, что на закупку материалов или маркетинговые мероприятия заложили недостаточно денег. Если бюджет учитывает потребности всех департаментов, непредвиденных расходов не возникнет. 

Помогает адаптироваться к изменениям. Бюджетирование помогает аккуратно перераспределять ресурсы, когда это нужно. Например, если появился крупный клиент, и нужны средства на запуск проекта –– бюджет покажет, какие статьи расходов можно временно сократить, чтобы выделить деньги.

Определяет приоритетность трат. При составлении бюджета компания определяет очередность финансирования. Это позволяет в первую очередь направлять деньги на ключевые задачи и экономить на второстепенных. 

Помогает принимать решения об инвестициях. Бюджетирование определяет доступные для вложения ресурсы и прогнозирует ожидаемую отдачу от потенциальных инвестиционных проектов.