Коробочные решения vs платформы: какую систему IBP выбрать бизнесу

Материал сообщества PRO IBP

После 2022 многие компании остались без привычных инструментов и начали искать новые решения. На смену иностранным продуктам пришли локальные разработчики, а крупный бизнес стал чаще выбирать платформы вместо стандартных «коробок», чтобы оставаться гибкими и не зависеть от готового функционала.

Чем платформы IBP отличаются от готовых решений? И как понять, что подойдет вашей компании? Эти вопросы обсудили участники нового подкаста PRO IBP: Сергей Орешин, эксперт сообщества, и Давид Джамиев, менеджер технологической практики компании Б1. 

А мы кратко изложили основные тезисы в этой статье.

Снова про IBP

Интегрированное бизнес-планирование (IBP) — это новый подход к управлению процессами планирования в компании. В отличие от традиционной модели, где каждый департамент работает отдельно, например, планируя спрос, производство или поставки, IBP объединяет их в единую систему. Результаты работы не просто передаются как готовый факт: все участники работают в одном информационном пространстве, синхронизируют действия и принимают решения вместе

Давид Джамиев, менеджер технологической практики компании Б1

Раньше каждый департамент занимался своей задачей: один планировал спрос, другой — поставки, третий — производство, и все сообщали друг другу финальные результаты. То есть ставили перед фактом. В интегрированном планировании работает по-другому, потому что люди живут в едином инфополе. У компании есть цикл совещаний, и уже не получится ситуации, когда одна сторона «стягивает одеяло на себя», оставляя другие без поддержки.

Получается, IBP — это синхронизация процессов и совместное решение задач, которое позволяет компании быть более гибкой и целостной в своих действиях.

Чем отличается от S&OP?

Интегрированное бизнес-планирование и S&OP (планирование продаж и операций) часто путают, хотя между ними есть различия. На практике S&OP можно считать частью IBP, но не эквивалентом. Главное отличие — это масштаб и охват процессов.

S&OP ориентировано на тактический уровень. Оно синхронизирует продажи и операции, помогая планировать на среднесрочную перспективу. IBP, в свою очередь, охватывает стратегический уровень и включает долгосрочные цели компании. В нем также участвуют все департаменты, от маркетинга до финансов.

Подробнее про IBP можно почитать в нашей статье  «Что такое интегрированное планирование и зачем его внедрять в крупных компаниях».

Чем «коробка» IBP отличается от платформы 

Коробочные решения — это готовые продукты с фиксированным набором функций. Они предлагают стандартные инструменты для решения типовых задач бизнеса, таких как прогнозирование спроса и управление запасами. Такие решения не требуют серьезных доработок и используются в том виде, в котором их поставляет вендор.

Платформы — это универсальные конструкторы, которые компании настраивают под свои задачи. Они позволяют гибко адаптировать функционал и расширять возможности системы, в зависимости от потребностей.

До 2022 года рынок интегрированного бизнес-планирования в России развивался под влиянием крупных зарубежных игроков. Компании чаще всего выбирали коробочные решения, такие как SAP IBP, или переходили на платформы вроде Anaplan.

Давид Джамиев, менеджер технологической практики компании Б1

В России SAP широко использовался в крупном корпоративном сегменте. Странно не внедрить SAP IBP, если в компании уже есть SAP ERP. Хотя эти продукты совершенно разные, и при их внедрении возникают такие же сложности, как с любым другим решением. 

В противоположность этому Anaplan как платформа получила популярность за гибкость. Как сам Anaplan о себе говорит, — это «Excel на стероидах». Несмотря на ограничения, унаследованные от Excel, многие из них Anaplan исправил, и это позволило ему стать крайне востребованным инструментом для бизнеса.

Тем не менее уход иностранных вендоров заставил компании пересмотреть подходы к выбору решений. Там, где раньше предпочитали готовые коробочные продукты, стали задумываться о более гибких платформах. При этом, каждая из этих систем имеет свои особенности, о которых нужно знать. 

Давайте разберем основные.

Преимущества и слабые стороны коробочных решений

Преимущества:

• Готовый функционал, понятный любому пользователю. Коробочные решения включают функции, которые покрывают большинство стандартных бизнес-процессов. Это упрощает выбор и ускоряет процесс внедрения.
• Быстрая настройка. Настройка таких решений не занимает много времени, и команда может сразу начать работать.
• Низкая стоимость. Коробки обычно дешевле платформ, потому что их не нужно создавать с нуля или адаптировать под клиента.

Обучение и поддержка. Включают готовые материалы и поддержку от вендора, что помогает быстрее установить и освоить систему.

Давид Джамиев, менеджер технологической практики компании Б1

Компания приглашает вендора, он показывает демо, и руководитель согласовывает. Как правило, настройка происходит очень быстро: условно, вендор получает данные — и готово. Всё работает, а расходы минимальные. Коробки дешевле платформ, а о технических деталях думать не нужно — за тебя уже всё продумали. Такой подход был логичным для многих компаний.

Слабые стороны

• Ограниченная гибкость. Если бизнесу требуется специфичный функционал, то коробки уже не подходят. Например, если компания работает в сфере фармацевтики и ей нужно учитывать сложные требования по отслеживанию сроков годности товаров.
• Сложность масштабирования. По мере роста бизнеса коробочные решения перестают соответствовать новым требованиям. Например, они могут не справляться с обработкой больших объемов данных или сложных сценариев.
  Двойная работа из-за отсутствия интеграции. Без интеграции между процессами коробочные системы могут создавать сложности. 

Давид Джамиев, менеджер технологической практики компании Б1

Простой пример: компания использовала очищенную историю для прогнозирования и планирования промо-продаж. Сотрудники делали двойную работу: одни чистили ее для спроса, другие —  для промо. Отсутствие синхронизации приводило к тому, что рассчитать прирост от промо было невозможно.

Преимущества и слабые стороны платформы

Преимущества

• Гибкость и кастомизация. Платформы можно настроить под конкретные бизнес-процессы, например, для автоматизации сложных отчетов.
• Масштабируемость. Такие системы легче справляются с ростом бизнеса. Они могут обрабатывать большие объемы данных, позволяют подключать новые модули и расширять функционал, не ограничивая возможности компании.
• Универсальность. Платформы могут объединять разные процессы — от финансового планирования до управления запасами и маркетинговыми кампаниями.

Давид Джамиев, менеджер технологической практики компании Б1

Платформы привлекают своей универсальностью. Как сами разработчики говорят, такие решения — это «конструктор». Всё зависит от задач: в одном случае нужна графовая модель данных, в другом — возможность автоматической обработки больших объемов информации. И платформа позволяет построить систему под конкретный сценарий.

Слабые стороны

• Сложность внедрения. Платформы требуют больше времени на настройку и интеграцию, поскольку их адаптируют под конкретные задачи бизнеса.
• Высокая стоимость. Разработка и поддержка кастомных решений, а также обучение пользователей, обходятся дороже, чем использование стандартных коробок.
• Зависимость от квалификации сотрудников. Для работы с платформой нужны специалисты, которые умеют её настраивать и развивать.

Давид Джамиев, менеджер технологической практики компании Б1

В платформе нельзя просто «включить» готовый функционал. Выстраивание процессов занимает время, и для этого нужны компетентные сотрудники. Бизнесу приходится вкладываться в развитие внутренней экспертизы, чтобы поддерживать гибкость и адаптивность программы.

Как выбрать систему IBP

Выбор между коробкой и платформой зависит от особенностей бизнеса: его размера, потребностей в кастомизации и возможности масштабирования. Давайте разберемся, как выбрать подходящее решение шаг за шагом.

Шаг 1. Принять во внимание тип и масштаб бизнеса

• Для небольшой или средней компании со стандартными процессами, скорее всего, подойдет коробочное решение. Например, если это розничный магазин с несколькими точками. В этом случае не имеет смысла тратить время и бюджет на сложную настройку или кастомизацию.
• Если компания крупная или быстрорастущая, с уникальными бизнес-сценариями, стоит обратить внимание на платформу. Например, если бизнес включает несколько взаимосвязанных операций, таких как производство, логистика и маркетинг, и нужно интегрировать их в единую систему. 

Шаг 2. Оценить требования к внедрению и стоимости

• Если бизнесу нужно быстро и недорого запустить систему, коробка будет более выгодным вариантом.
• Если компания готова инвестировать в долгосрочное развитие системы и ей важно, чтобы она могла расти вместе с бизнесом, лучше выбрать платформу. Например, если в планах открыть новые регионы и масштабировать производство.

Шаг 3. Определить будущие потребности

• Когда компания стабильно растет, и процессы вряд ли будут изменяться в ближайшее время, коробочного решения вполне хватит. Например, для производства ограниченной линейки продуктов, где требуется просто управлять планом и запасами.
• Если же бизнес расширяется, управляет несколькими линиями или продуктами, которые часто меняются, платформа обеспечит необходимую гибкость.

Советы эксперта

Составьте четкое техническое задание 

Это помогает не только сформулировать, какие задачи система должна решать, но и существенно влияет на выбор между коробкой и платформой.

Почему ТЗ важно:

• Точное определение требований. Перед составлением техзадания нужно подумать и четко обозначить, какие функции и возможности важны для бизнеса, а какие — нет.  Во-первых, это поможет сделать выбор между готовым решением или кастомным, а также сравнить системы нескольких вендоров. 
• Согласование ожиданий. ТЗ помогает избежать ситуаций, когда выбранное решение не оправдывает ожиданий. А если требования заранее не определены, есть вероятность, что бизнес и поставщик будут по-разному понимать цели внедрения.
• Минимизация рисков. Проработанное ТЗ поможет избежать потенциальных проблем с интеграцией, масштабируемостью и функциональностью в будущем.

Сократите разрыв между выбором и внедрением

Чем быстрее вы начнете внедрение после выбора системы, тем скорее получите результаты. Это также поможет избежать лишних затрат — например, дополнительных расходов на рабочие часы сотрудников или повторные доработки системы.

Как ускорить внедрение:

1. По-возможности, принимайте решение быстро. Тогда настройка системы начнется вовремя, и команда сможет быстрее приступить к работе с инструментом.
2. Оцените этапы внедрения заранее. Разберитесь, сколько времени и усилий потребуется для настройки системы и обучения сотрудников. Это позволит более точно спланировать процесс.
3. Подготовьте ресурсы. Определите, кто будет отвечать за каждую задачу, чтобы не столкнуться с нехваткой людей или времени в процессе внедрения.
4. Сотрудничайте с вендором. Хорошая коммуникация с поставщиком поможет быстро решать возникающие вопросы, не откладывая процесс. 

Вывод

И коробки, и платформы имеют право на существование в различных ситуациях. Главное — понять, на каком этапе развития находится бизнес, какие задачи стоят перед вами, и насколько адаптивной должна быть ваша система планирования.

Зрелость бизнеса — это не просто достижение определенного уровня развития, но и способность осваивать более сложные решения. Как сказал Давид Джаниев: «Зрелость — это право на креатив». Это означает, что компании, которые готовы инвестировать в масштабируемость и гибкость, смогут использовать платформу как инструмент для реализации своих амбициозных планов, внедрения инноваций и адаптации к изменениям рынка.

Давид Джамиев, менеджер технологической практики компании Б1

Платформы сейчас в тренде, и этот тренд продолжит развиваться. Я думаю, что вендоры, которые предлагают коробочные решения, рано или поздно перейдут к платформенности. Причина проста: мир меняется, и гибкость становится решающим фактором.