Что такое интегрированное планирование и зачем его внедрять в крупных компаниях

Помимо постоянных изменений на рынке — колебаний цен, смены поставщиков и сложностей с логистикой — российский бизнес активно внедряет технологии. Это повышает ожидания потребителей: растут требования к качеству продукции, уровню сервиса и скорости выполнения заказов. Чтобы развиваться в таких условиях, компаниям нужны продвинутые методы управления. Один из них — интегрированное бизнес-планирование.

Разбираемся, как устроено интегрированное планирование, зачем его внедрять, а еще — какие инструменты используют в этом процессе.

Что такое интегрированное планирование 

В крупных бизнесах, например в секторе FMCG и ритейла, существует несколько отделов, которые занимаются:

1. — планированием новинок и промо; 
2. — прогнозированием спроса;  
3. — управлением цепочками поставок; 
4. — производственным и финансовым планированием.

Чаще всего каждый из них работает в собственной системе, в основном — на базе Excel, и решает задачи только своего направления. Из-за этого работа отделов теряет согласованность. Данные расходятся, и компания не может достигать целей, например, роста на 10% за год.

Интегрированное бизнес-планирование, или Integrated Business Planning (IBP), — это процесс, который объединяет стратегические и операционные задачи компании. 

Он связывает все подразделения, такие как производство, логистику, финансы, маркетинг и продажи, в единый процесс. Этот метод помогает создать прозрачную систему управления, где все отделы работают над достижением целей, опираясь на одну модель данных и общие метрики.

За рубежом IBP используют несколько десятилетий. Поэтому некоторые компании уже совершенствует этот метод с помощью новых технологий. Например, Unilever создала AI-модель для планирования, прогнозирования и пополнения запасов. Она ежедневно обрабатывает более 13 миллиардов вычислений, чтобы повысить точность прогнозов и сократить количество транспортных операций. В пилотном проекте доступность товаров на полках достигла 98%. 

В целом, по данным McKinsey, прибыль компаний возрастает на 1-2% благодаря внедрению IBP. 

Разберемся подробнее, какие задачи решает подход и чем он полезен для бизнеса.

Какие задачи решает интегрированное планирование

Глобально IBP помогает с двумя задачами: сократить издержки и, как следствие, повысить прибыль. Вот какие проблемы он может решить благодаря согласованной работе всей команды:

1. Прогнозирование спроса и продаж 

Допустим, компании нужно обновить прогноз по тысяче торговых точек. Этим занимается специальный отдел, который строит прогноз на основе исторических данных и трендов. Параллельно отдел маркетинга и PR планирует рекламную кампанию в нескольких регионах, которая повлияет на количество продаж. Данные остаются внутри подразделения, и общий прогноз не соответствуют реальному спросу. Это может привести к дефициту товаров и упущенной прибыли. 

2. Формирование объема запасов

После прогноза спроса нужно определить, сколько продукции заказать или произвести. Отдел закупок, ориентируясь на некорректные данные, может, к примеру, заказать слишком большие объемы, чтобы избежать дефицита. В результате товары копятся на складах, замораживая капитал и увеличивая расходы на хранение. В этом случае компания может понести убытки, особенно если речь идет о скоропортящихся продуктах.

3. Синхронизация с производством

Если компания сама производит товары, аналогичная проблема ждет производство. Допустим, цех на основе плана продаж выпускает большой объем продукции. Расходуются материалы, сырье, человеко-часы, средства на обслуживание машин.

Если спрос рассчитан неверно, это замораживает капитал, потому что вложенные средства не возвращаются в оборот.

Кроме того, могут возникнуть простои оборудования и рабочей силы.

4. Распределение запасов

Если у поставщика много торговых точек, может возникнуть проблема с распределением продукции. Например, центральный склад отправляет стандартное количество свежих овощей и фруктов во все магазины, основываясь на среднем уровне спроса. Однако в нескольких регионах начался сезон местных фермерских продуктов, и люди предпочитают покупать их на рынке. Данные о таких особенностях могут остаться в отделе закупок и не дойти до планировщиков.

В итоге запасы торговых точек накапливаются, товар портится, в то время как в северных регионах спрос остается высоким, и продуктов может не хватить.

5. Развитие бизнеса 

Все перечисленные проблемы ведут к неэффективному использованию ресурсов. Компании приходится тратить бюджет на исправление ошибок. Это увеличивает расходы и снижает прибыль, мешая стратегическим планам по росту. Вложенные средства остаются в неликвидных запасах вместо того, чтобы идти на развитие и масштабирование бизнеса.

Почему традиционные методы планирования уже не работают

Для российского рынка интегрированное бизнес-планирование — недавнее явление. Многие компании относятся к нему с недоверием и предпочитают не менять процессы, которые существуют годами, несмотря на очевидные проблемы. Отделы продолжают работать в разрозненных системах, в основном используя Excel. 

Когда нужно достичь стратегических целей, учитывая быстро меняющийся рынок и разбросанные данные из сотен таблиц, ситуация становится запутанной. Обычно топ-менеджеры решают продолжить «тушить пожары» по мере их появления. На такой подход замедляет все бизнес-процессы, затрудняет принятие решений и приводит к перерасходу бюджета.

Поэтому если компания хочет активно расти, занимать большую долю рынка, нужно изменить методику. Для этого и существует процесс IBP, который связывает цели руководства с операционными задачами, создавая единую модель для планирования и управления.

Как устроен процесс интегрированного планирования

Интегрированное планирование основывается на методологии S&OP (Sales and Operations Planning). 

S&OP — это тактический процесс с горизонтом планирования до 18 месяцев. Его цель — сбалансировать спрос и предложение, а также синхронизировать работу отделов маркетинга, продаж, закупок и финансов.

S&OP включает несколько этапов: анализ продуктов, спроса, поставок и встречи руководства для оценки общей ситуации и принятия решений. В результате формируется единый план, на основе которого все отделы работают в одном направлении и с общими данными.

IBP идет дальше и связывает этот процесс с долгосрочными планами. В отличие от S&OP, ориентированного на ближайшие задачи, IBP дает более широкий взгляд на бизнес: учитывает стратегические цели, финансовые показатели и возможности роста.

Как проходят встречи по IBP 

Встречи IBP, как правило, проводят ежемесячно, и на них собираются руководители всех ключевых отделов: финансов, продаж, маркетинга, логистики, производства и отделы планирования. Коллеги обмениваются информацией, анализируют текущие результаты и оценивают, насколько показатели соответствуют стратегическим планам.

Обсуждается, нужно ли изменить объемы производства, пересмотреть маркетинговую стратегию или перераспределить бюджеты.

Цель таких встреч — согласовать действия всех подразделений и добиться выполнения целей с минимальными затратами. Это помогает компании гибко реагировать на изменения на рынке и продолжать следовать своей стратегии.

Какие технологии используют для организации IBP в компаниях

IBP — это не только процесс и методология, но и совокупность инструментов. Системы IBP помогают компаниям быстрее обмениваться данными, работать в одном информационном пространстве и сократить количество ошибок.

Вот как это устроено:

• — Ускорение операций. Коллегам не нужно постоянно уточнять данные — вся информация доступна на платформе.
• — Автоматическая передача задач. Система сама передает задачи между подразделениями. Например, после формирования прогноза по спросу отдел продаж может быстро получить информацию и внести свои корректировки.
• — Внесение изменений онлайн. Сотрудники, которые участвуют в процессе IBP, могут вносить правки и добавлять комментарии в режиме реального времени. Это упрощает согласование планов и ускоряет принятия бизнес-решений.
• — История правок и уведомления. Все изменения сохраняются в системе, и заинтересованные стороны получают уведомления о новых правках. Так можно сохранить прозрачность на всех этапах IBP.
• — Снижение утечки знаний. Все важные данные о продажах, клиентах и бизнес-процессах находятся в единой системе. Это помогает новым сотрудникам быстрее адаптироваться и снижает риск потери знаний, когда опытные коллеги покидают компанию.

На российском рынке активно развиваются отечественные платформы IBP, которые могут гибко встроиться в инфраструктуру и интегрировать данные из других ресурсов, таких как таблицы Excel, ERP-системы, CRM, системы управления складом (WMS), финансовые и бухгалтерские программы. 

Многие разработчики также проводят обучение для команды клиента и предоставляют техническую поддержку, чтобы бизнес мог комфортно перейти на новые технологии, не нарушая текущих процессов.

IBP — главное

1. 1. Интегрированное бизнес-планирование (IBP) — это процесс, который объединяет стратегические и операционные задачи компании. С его помощью все подразделения могут работать в едином информационном пространстве и достигать общих целей.
2. 2. IBP основан на методологии Sales and Operations Planning (S&OP), которая помогает балансировать спрос и предложение на тактическом уровне. IBP расширяет этот подход, включая долгосрочные финансовые цели и общую стратегию компании.
3. 3. В рамках процесса IBP проводят регулярные ежемесячные встречи, на которых руководители ключевых отделов анализируют результаты и принимают решения о корректировках планов с учетом изменений рынка и стратегических задач.
4. 4. Технологии, такие как системы IBP, помогают автоматически передавать задачи между отделами, сохранять историю изменений и прозрачность данных — чтобы сократить количество ошибок и ускорить процессы.
5. На российском рынке активно развиваются платформы IBP, которые могут гибко интегрироваться в инфраструктуру компании, объединять данные из разных систем и помогать бизнесу плавно переходить на новые, более эффективные методы управлен