Как составить бюджет, который работает: инструкция в 5 шагов

Мы уже писали, что такое бюджетирование, как устроено и зачем это бизнесу. Продолжаем разбираться в теме вместе с Никитой Лашиным, старшим партнером проекта «Планум». Рассказываем, как составить бюджет, который работает на вашу компанию, а не наоборот.

Шаг 1. Подготовить данные

Для начала нужно собрать базу для составления бюджета — это текущие финансовые данные, потребности отделов, планы и прогнозы продаж.

Нужно изучить результаты прошлых периодов — прибылей и убытков, капитальных вложений, амортизации и других ключевых показателей. Они могут дать представление о будущих доходах и расходах.

После этого запросить операционные данные: прогнозы спроса от команды по маркетингу и продажам, текущий уровень запасов и потребности в закупках, затраты на производство, информацию о кадровых изменениях — каких сотрудников нужно нанять и размер их зарплаты.

Совет: даже если вы ведете бюджет «сверху вниз» — когда финдепартамент ставит цели и сам определяет размер бюджетов, старайтесь вовлекать руководителей других отделов. Так вы получите более точные цифры, а сотрудники — больше ответственности. Вы всегда можете скорректировать суммы, если вам не понятно, почему отделу нужно столько денег.

Не забудьте учесть внешние факторы, которые влияют на рынок и на ваш бюджет: прогнозы по инфляции, процентные ставки, валютные колебания, действия конкурентов, правовые и налоговые изменения, тренды поведения потребителей и так далее.

Важно: Ваши корпоративные цели и стратегии также стоит учесть при сборе данных. Например, если компания планирует расширение на новый рынок или запуск нового продукта, эти нужно отразить в бюджете.

Шаг 2. Занести данные в систему бюджетирования

После того, как финансисты собрали и обработали данные, их нужно объединить. Многие компании используют для этого Excel, но мы советуем автоматизировать бюджетирование с помощью ИТ-системы. Давайте посмотрим, как изменится процесс после внедрения.

Задача	MS Excel	ИТ-система
Собрать и отредактировать данные	❌ Выгрузить часть сведений из ERP-систем, составить шаблоны для департаментов, отправить по почте, сохранить и отредактировать вручную	✅ Интегрировать с корпоративными системами, заполнить и сверить данные в режиме онлайн
Проверить цифры и расчеты	❌ Сверить несколько версий файлов, удалить дублирование и пропуски	✅ Сделать автоматический расчет
Изучить разные сценарии — анализ what if	❌ Создать несколько версий каждого файла, ввести разные значения ключевых показателей, сравнить итоги	✅ Ввести целевые значения и изучить сценарии на интерактивных дашбордах
Консолидировать данные	❌ Проверить последнюю версию файлов, скопировать таблицы и объединить вручную	✅ Провести автоматическую консолидацию в несколько кликов
Согласовать и скорректировать бюджет	❌ Создавать новую версию файла для каждой итерации, вводить новые цифры, проверять результаты	✅ Ввести цифры и получить точный перерасчет, использовать функцию версионности для отслеживания всех изменений

Шаг 3. Сформировать мастер-бюджеты

Общая финансовая картина компании состоит из трех мастер-бюджетов: баланса, БДДС, БДР.

Баланс отражает активы, обязательства и собственный капитал предприятия.

Бюджет движения денежных средств (БДДС) позволяет прогнозировать ликвидность и убедиться в наличии средств для будущих трат: показывает разницу между общими денежными поступлениями и расходами.

Бюджет доходов и расходов (БДР) помогает анализировать прибыльность и финансовую устойчивость бизнеса: содержит информацию об ожидаемых поступлениях и расходах за конкретный период.

Сформируйте бюджеты в Excel или с помощью автоматизированной системы.

Совет: если в вашей компании много департаментов или сложных проектов, разделите мастер-бюджеты –– детализация разграничивает права доступа отделов к данным и поддерживает финансовую безопасность компании. Пример: в мастер-бюджете есть статья «Аренда». Отдел, который занимается арендой помещений, отвечает только за этот участок. Чтобы упростить работу сотрудникам и ограничить доступ к остальной информации, имеет смысл сформировать отдельный бюджет.

Шаг 4. Согласовать бюджет

Сотрудники должны обосновать потребности отделов, а руководители и финансисты — оценить возможности компании. Во время согласования дополняют или сокращают статьи расходов, перераспределяют деньги между подразделениями. В результате компания должна получить сбалансированный бюджет, который соответствует целевым финансовым показателям.

Для обсуждения бюджета нужно организовать встречи руководства, финансового отдела и руководителей департаментов. Как правило, требуется несколько итераций, поэтому процесс может занять пару месяцев.

Совет: чтобы получить реалистичный бюджет, используйте сценарный анализ — как разные факторы могут повлиять на ваши цели. Например, сильные колебания курса валют могут изменить объем выручки или себестоимость готовой продукции. Выявите значимые для вашей компании факторы и проработайте несколько вариантов бюджета. ИТ-системы делают то же самое за несколько кликов: достаточно заменить вводные и запустить анализ.

Шаг 5. Контролировать исполнение бюджета

Чтобы избежать частых корректировок и перераспределения финансов, важно контролировать, как расходуются деньги. Для этого нужно установить лимиты оплат и проводить сверку план-факт. Рассмотрим, как это работает.

Контроль бюджетных лимитов. Обычно финансовый департамент устанавливает лимиты — по контрагенту, статьям расходов, департаменту и т.д. Это помогает управлять расходами и накапливать аналитику — в случае, если лимиты все же не соблюдаются.

Во многих системах бюджетирования есть функции автоматического контроля: сотрудник может установить жесткие правила — когда выплата свыше лимита не проводится, либо подключить отслеживание нарушений — выплаты проводятся, но программа фиксирует отклонения и формирует отчеты.

Сверка план-факт. Название говорит за себя — раз в несколько месяцев важно сравнить реальные показатели с планом. В каких случаях стоит корректировать бюджет:

вы заметили много заявок на внебюджетные расходы (например, больше 5);
появились отклонения по крупным статьям расходов (больше 10%);
не выполняется план по выручке, а значит есть риск кассового разрыва (расходы ≠ доходы);
в компании произошли изменения, которые влияют на распределение денег (например, появился новый департамент);
изменились внешние условия (например, введение санкций).

Совет: компании сверяют план-факт с разной периодичностью, но оптимальный вариант — раз в квартал, чтобы не отвлекать сотрудников от текущих задач и вовремя заметить проблемы. В конце года оцените эффективность мер контроля, чтобы оптимизировать процессы на следующий финансовый период.

Избегайте этих ошибок при составлении бюджета

Рассказываем, как исправить самые частые ошибки, которые мешают получить максимум пользы от бюджетирования.

Первая ситуация — компания не вовлекает сотрудников в процесс бюджетирования, потому что это долго и результаты не соотносятся с целями бизнеса.

❌ Возможные последствия	✅ Как можно улучшить
Компания получает нереалистичный бюджет, который приходится часто корректировать.	Вовлекать все подразделения в процесс, но при этом тщательно проверять обоснование расходов –– исключить ситуацию «запрошу на всякий случай».

Вторая ошибка — финансисты применяют типовой подход при составлении бюджета, ориентируясь на исторические данные.

❌ Возможные последствия	✅ Как можно улучшить
Экстренное перераспределение финансов и риск кассового разрыва, если компания не учла факторы, которые существенно влияют на бизнес.	Периодически планировать ключевые показатели «с нуля», как будто вы только открываете бизнес или беретесь за новый проект, учитывая внешние факторы и внутренние процессы компании.

Третий момент — компания стремится к достижению бюджетных показателей, а сам бюджет становится жестким инструментом контроля.

❌ Возможные последствия	✅ Как можно улучшить
Компания теряет гибкость и не может быстро реагировать на изменения рынка — упускает инвестиции и теряет часть прибыли.	Делать все, что мы написали выше, а еще не бояться пересматривать бюджет в пользу стратегически важных проектов.

Бюджет можно и нужно адаптировать, а четкое исполнение плана еще не гарантирует коммерческий успех предприятия.

Бюджет — это гибкий инструмент, который должен служить целям бизнеса.

Чек-лист: что делать, чтобы бюджет работал на вас, а не наоборот

Собирать потребности департаментов и привлекать сотрудников к формированию бюджета. Так компания сможет избежать перерасходов и мотивировать сотрудников на достижение целевых финансовых показателей.
Использовать не только данные за прошлые периоды, но и учитывать текущую ситуацию на рынке, чтобы точно прогнозировать денежные потоки.
Согласовать бюджет с целевыми показателями — настроить движение денег так, чтобы увеличить прибыль и снизить расходы.
Разграничить права доступа: мастер-бюджет — для руководства, детализированные бюджеты — для отдельных департаментов. Это важно для финансовой безопасности компании и упрощает работу сотрудникам.
Проработать несколько сценариев, которые учитывают влияние разных факторов на ваш бюджет. Так компания сможет сохранить гибкость в условиях неопределенности.
Контролировать лимиты платежей, а раз в квартал проводить сверку план-факта и, если нужно, корректировать бюджет.